Door uw persoonlijke gegevens in het projectscherm in te voeren, krijgt u toegang tot het digitale projecten dossier. Zodra u bent aangemeld krijgt u toegang tot de documenten waarvoor u gemachtigd bent.

Documenten worden in een projectstructuur opgeslagen. In deze structuur kunnen meerdere projecten worden gezet. Een project kan onderverdeeld worden in projectonderdelen. Deze projectonderdelen kunnen weer verder onderverdeeld worden in sub-projectonderdelen.

Documenten worden in een projectstructuur opgeslagen. In deze structuur kunnen meerdere projecten worden gezet. Een project kan onderverdeeld worden in projectonderdelen. Deze projectonderdelen kunnen weer verder onderverdeeld worden in sub-projectonderdelen. De projectstructuur heeft de volgende kenmerken:

• De structuur is geheel zelf te definiëren.
• Opbouw uit zelf te definiëren standaard projecttypen.
• Informatie over een project kan vastgelegd worden in projectkenmerken.
• De projecten worden in alfabetische volgorde getoond of in een geheel eigen te bepalen volgorde van projecten en projectonderdelen (bijvoorbeeld op volgorde van het proces).
• Alleen de projecten en projectonderdelen die een gebruiker mag zien zijn zichtbaar.

Op documenten kan commentaar worden gegeven. Op commentaren kan weer gereageerd worden:

• Elke gebruiker die een document mag raadplegen, kan commentaar geven op het document. Elke gebruiker die een commentaar ziet, mag op het commentaar reageren.
• Op een documentversie zijn meerdere commentaren mogelijk.
• Op een commentaar kunnen meerdere reacties gegeven worden.
• Per commentaar of reactie kan bepaald worden voor wie het bedoeld is (alle, of een selectie van de gebruikers die het document mogen bekijken of wijzigen).
• Commentaren en reacties kunnen herplaatst worden voor gebruikers die deze nog niet mogen zien.
• Commentaren kunnen van een bijlage worden voorzien.
• Commentaren kunnen ook staan in de tekst of tekening.
• Commentaren kunnen in combinatie met Acrobat commentaar in het document worden geplaatst.

In Docstream is een berichten module beschikbaar om op eenvoudige manier berichten tussen Docstream gebruikers te kunnen uitwisselen, waarbij er een volledige controle over de verstuurde, ontvangen en te bewaken berichten is.

Ook is het mogelijk om berichten naar NIET docstream gebruikers te sturen met een beveiligde link naar bestanden, waardoor deze gebruikers toch de bestanden kunnen benaderen. Deze bestanden worden niet als attachment verstuurd maar als een beveiligde link.

Een procedure is een verzameling van taken die doorlopen moeten worden bij de afhandeling van een document.

• Gebruikers kunnen geautoriseerd worden procedures te maken, deze te wijzigen en/of deze te bekijken.
• Gebruikers kunnen geïnformeerd worden over de voortgang van de acties, dit kan meteen als een status van actie veranderd of gepland (verzameld op een aantal keren op een dag).
• De documenten waaraan een actuele actie voor de gebruikers aan gekoppeld is, ziet de gebruiker in rood.
• Een gebruiker kan een actie gereed melden of weigeren. Een daarvoor geautoriseerde gebruiker kan ook voorgaande acties terugdraaien.
• Na het gereed melden van een stap kan automatisch de status van een document veranderen en/of het document in een andere map geplaatst worden.
• Een procedure kan bestaan uit een onbeperkt aantal acties.
• Procedures kunnen gekozen worden uit een per bedrijf te definiëren standaard lijst of zelf worden toegevoegd.
• De data van acties kunnen automatisch worden doorgerekend en eventueel daarna handmatig worden gewijzigd.

Vanuit Docstream kunnen diverse documenten aan een reprobedrijf voor afdrukken worden aangeboden, men selecteert eenvoudig bestanden die vervolgens met een link in een email bericht naar het reprobedrijf worden verstuurd als opdracht. Deze bestanden worden niet als attachment verstuurd maar als een beveiligde link.

Er zijn diverse standaard overzichten voor de eindgebruiker beschikbaar, waardoor deze eenvoudig de benodigde lijsten metbehulp van eventuele selecties kan afdrukken.

Het is ook mogelijk om deze gegevens in een Excel formaat te exporteren.

project(onderdeel) kan aangeven worden welke gebruikers een mailnotificatie moeten krijgen, wanneer er nieuwe documenten ofversies worden ingecheckt. In mailnotificatie staan dedocumentnamen inclusief een hyperlink, waarmee de documenten directopgehaald kunnen worden.

In Docstream kunnen gebruikers en groepen vastgelegd worden. Daarnaast kunnen ook contactpersonen vastgelegd worden. Een gebruiker is automatisch ook een contactpersoon.

• Er zijn diverse standaard gegevens die per gebruiker en contactpersoon vastgelegd kunnen worden.
• Een gebruiker kan lid zijn van 1 of meerdere groepen.
• Een gebruiker of groep kan bepaalde privileges hebben: het beheren van standaard document- en projecttypen, het beheren van de contactpersonen en het toekennen van privileges en rechten.
• Per project en document kan een gebruiker of groep bepaalde rechten hebben.
• Aan de gebruikers wordt vanuit het programma een welkomstmail verstuurd met zijn gebruikersnaam en toegangscode.