7 Docstream tips die je werk makkelijker maken

Stan Marks
Content Creator

De bouwvak staat voor de deur – of is in sommige delen van het land zelfs al begonnen – en voor er vakantie gevierd kan worden moet er nog veel gebeuren. Handig dus als je het overzicht niet verliest. En daar willen wij je graag een handje bij helpen. Daarom zetten we hier zeven tips op een rijtje die je werk makkelijker maken.

Let op!

Sommige van de functies moeten ingesteld worden door de omgevingsbeheerder. Als je als omgevingsbeheerder wat extra hulp kan gebruiken, neem dan contact met ons op en we helpen je graag op weg.

 

1. Drag and drop:
Importeer direct e-mails en bijlagen in Docstream

Vanuit Outlook kan je direct e-mails en bijlagen (of alleen bijlagen) naar Docstream slepen. Hoe dan? Het kan met een handige Outlook Plugin. Dankzij deze Plugin ziet de browser dat je een bestand in Docstream wil importeren.

Interesse? Lees hier het het support artikel voor uitleg over deze plugin.

 

2. Bestanden delen:
Het download Log

Vanuit Docstream kan je heel makkelijk een document als hyperlink delen met de buitenwereld. Maar hoe doe je dat dan op een gecontroleerde en veilige manier? Met het Download log geven we je nog meer controle door de downloads inzichtelijk te maken. Je ziet in een oogopslag wie er iets heeft gedownload en wanneer. Je mist helemaal niks.

Het Docstream download log
Het Download log is te vinden in het document eigenschappen tabblad. Let wel eventjes op dat de omgevingsbeheerder dit systeemrecht moet activeren.

 

3. Metadata (1):
Elk project is anders

Jij als ervaren bouwer weet als geen ander: elk project is anders. Elk project heeft daarom ook andere metadata. Gelukkig kunnen de metadatasets gewoon worden aangepast, zodat jij alleen maar hoeft na te denken over wat je invult. Zo wordt het bijhouden van informatie een stuk makkelijker.

Metadata in Docstream
Metadata in Docstream

 

4. Metadata (2):
Het documentnummer hoef je niet zelf te verzinnen

Fijn dat de metadatasets van projecten helemaal naar jouw voorkeuren kunnen worden aangepast, maar het is natuurlijk ook handig als je documenten een beetje logisch worden genummerd. En wat voor de één handig is, is niet per definitie voor iedereen handig. Daarom kun je het documentnummer zelf samenstellen uit de door jou gekozen metadata.

Docstream documentnummer automatisch
Documentnummers heb je zo gemaakt

 

5. Metadata (3):
Bepaal zelf wat je bestandsnaam wordt

Oké, mooi dat Docstream de bestandscodering kan verzorgen, maar hoe zit het met de downloadnaam van het bestand? Die vraag krijgen we vaak. Dus hebben we het zo flexibel gemaakt dat je zelf kan bepalen hoe de downloadnaam moet worden opgebouwd. Zo werk je lekker volgens je eigen regels.

Wat inspiratie:

  • DOCUMENTNAAM_DOCUMENTCODE_DATUM
  • DOCUMENTNAAM_BEDRIJF_STATUS.

 

6. Versiebeheer:
De laatste versie in je eigen stijl

Zoals je waarschijnlijk al weet, kun je met de QR-stempelfunctie altijd checken of je met de laatste versie van een document werkt – ook op de bouwplaats. Maar wist je dat je de afbeelding die je krijgt te zien gewoon kan aanpassen?

De omgevingsbeheerder kan op die manier het versiebeheer proces nog wat leuker maken.

7. Nieuwe module:
Verwachte tekeningen

Kijkend naar de looptijd van je project ben je altijd bezig met je tekeningen-behoefteschema. Wanneer heb ik welk document nodig om de deadline te halen. En van wie?

Via de nieuwe module “Verwachte Documenten” kan dat nu ook in Docstream. Je kan je tekeningen-behoefteschema zelfs in één keer via Excel inlezen in Docstream. Bovendien kun je er vervolgens workflows aan hangen zodat alle betrokkenen op tijd signaleringen ontvangen.

Deze tool is écht een bouw-specifieke behoefte, en is daardoor niet in iedere Docstream omgeving actief. De omgevingsbeheerder kan deze functie aanvragen. Oh, en wees gerust, het kost niks.

BimstreamDocstreamLeanstreamSnagstream