Waarom een gebouwdossier onmisbaar is in vooruitstrevende projecten

Bouwers zijn vakmensen en dat zie je vaak terug in het werk. Hart voor de zaak, oog voor detail en goed om kunnen gaan met cijfers zijn kwaliteiten die je meer dan eens terugziet bij mensen in de branche. En dat moet ook wel, want wat je ook regelmatig terugziet is dat bouwers vaak met een project van start moeten zonder enige informatie over bijvoorbeeld de bouwgrond of het te bouwen object. Daarom is het tijd voor een omslag, en wel een die het bouwers makkelijker maakt. Het is tijd voor een bouwbranche vol complete bouwdossiers.

Dat is natuurlijk geen goed begin voor de toekomstige beheerder van het gebouw, maar er zijn nog meer redenen om een degelijk en compleet gebouwdossier op te leveren. Waarom is het belangrijk om een goed en volledig bouwdossier op te bouwen, en wat moet er allemaal in het dossier staan? Hoe zorg je ervoor dat je tijdens de bouwfase vanaf het begin het gebouwdossier goed opbouwt? Deze, en nog veel meer vragen over het gebouwdossier beantwoorden we in dit artikel.

oplevering niet compleet is, maakt de toekomstige beheerder van het gebouw een valse start.

Het belang van een goed gebouwdossier

Wanneer een gebouwdossier bij oplevering niet compleet is maakt de toekomstige beheerder van het nieuwe gebouw eigenlijk een valse start. Is er iets aan de hand met het gebouw, dan kost het een beheerder meer kostbare tijd om de problemen op te lossen. Een bekend voorbeeld is het ontbreken, onvolledig of onjuist zijn van inregelgegevens van installaties voor koeling of verwarming van het gebouw.

Simpel gesteld mag dat niet gebeuren, maar in de praktijk blijken gebouwdossiers regelmatig onvolledig, onjuist of verouderd te zijn. Dat terwijl een bouwdossier opleveren een plicht is voor de aannemer, op grond van de Wet kwaliteitsborging, en het voldoen aan de eisen van wet- en regelgeving een primaire verantwoordelijkheid is van de opdrachtgever.

Verduurzaming speelt een steeds grotere rol in beheer van gebouwen

Het gebouwdossier is belangrijk voor een efficiënt beheer van het gebouw én simpelweg wettelijk verplicht, maar er is nog een reden om een gebouwdossier goed bij te houden: verduurzaming. Verduurzaming van gebouwen is een belangrijk actueel onderwerp in de bouwwereld. Wil een beheerder of eigenaar het gebouw verduurzamen dan zal deze zeker als een van de eerste stappen het gebouwdossier raadplegen, voor alle benodigde informatie over bijvoorbeeld de gebruikte materialen.

Wanneer is het gebouwdossier compleet?

Een basiseis aan het gebouwdossier is dat het een compleet beeld dient te geven van de technische staat van een gebouw. Wat er precies in een gebouwdossier moet zitten om het compleet te maken is niet gedetailleerd in de wet vastgelegd, maar de volgende zaken horen er zeker in:

  • Basisgegevens, bijvoorbeeld kadasterinformatie
  • Testcertificaten
  • Data van periodieke keuringen en keuringsrapporten
  • Onderhouds- en gebruiksadviezen
  • Onderhoudscontracten
  • Sleutelcertificaten en bijbehorende overzichten
  • Beschrijvingen van aanpassingen
  • Bouwkundige en installatietechnische tekeningen

Een apart hoofdstuk is de documentatie van technische installaties. Hou je instellingen, en de wijzigingen daarop van technische installatie niet bij, dan kan dat bij klachten ertoe leiden dat je de installatie weer helemaal opnieuw moet inregelen. Het is dus belangrijk dat alle gegevens over de installaties bijgehouden worden en op de juiste manier gedocumenteerd in het gebouwdossier. Denk bij installaties minimaal aan de volgende punten:

  • Ontwerpspecificaties en technische tekeningen
  • Plaatsen van alle voedingen en verdeelinrichtingen
  • Inregelgegevens
  • Keurings- en andere certificaten van installaties
  • Onderhoud en bedieningsvoorschriften

Begin lekker vroeg met het gebouwdossier

Wil je bij de oplevering van een gebouw ook een optimaal bijgewerkt gebouwdossier opleveren, dan is de eerste aanbeveling om daar in een zo vroeg mogelijke fase mee te beginnen. Er zijn al heel wat gegevens beschikbaar voordat de bouw van start gaat.

Het opbouwen van het dossier begint met een goede organisatie. Vaak is er in bouwprojecten een kernteam verantwoordelijk voor het gebouwdossier. Dat geldt zeker voor grotere projecten, voor kleinere kan het kernteam ook simpelweg één persoon zijn. Het is goed als in het kernteam verschillende stakeholders een vertegenwoordiging hebben, bijvoorbeeld de eigenaar, de aannemer, facilitaire zaken en technisch beheer.

Een van de eerste stappen van het gebouwdossier-kernteam is doorgaans een checklist maken van alle wetten en eisen waaraan het gebouw moet voldoen. We maken onderscheid tussen wettelijke eisen, die door de overheid zijn opgelegd en worden gecontroleerd, en eisen en regels zoals die zijn opgesteld door bijvoorbeeld de eigenaar van het gebouw. Daarna is het van belang om vanaf het begin structureel vast te leggen welke controles zijn uitgevoerd op deze wetten en eisen, zoals: door wie, wanneer en wat was de uitkomst?

Bovendien helpt het digitaal bijhouden van al die zaken je bij het herkennen van tendensen.

Alle informatie: volledig, veilig en toegankelijk

Wanneer de organisatie is ingericht en is geïnventariseerd wat de wetten en eisen zijn waaraan het gebouw moet voldoen, dan is de volgende logische stap om met het daadwerkelijk inrichten van het gebouwdossier te starten. De tijd dat dit gebeurde in kasten vol ordners met documenten ligt ver achter ons: welke tools of instrumenten zetten we in om tot een correct, volledig, veilig en toegankelijk gebouwdossier te komen?

Je denkt misschien snel aan softwaretools, en die zijn inderdaad vrijwel onmisbaar, maar er is meer. Een goed gebouwdossier raakt veel kanten van een organisatie, en vraag meer dan alleen software. Denk bijvoorbeeld aan de kennis, kunde en vaardigheden die nodig zijn: kennis van financiële planningen, technische tekeningen, onderhoudsplanning en nog veel meer. Wél komen al die kanten samen in de software die je gebruikt. Bovendien helpt het digitaal bijhouden van al die zaken je bij het herkennen van tendensen. Gaat er op hetzelfde punt steeds iets goed? Houden zo! Gaat er in een specifiek deel van het proces regelmatig iets fout? Dan kun je daar iets aan doen. De winst die je daar pakt is direct marge. Maar waar begin je?

Hoe kies je de juiste software?

Hoe kies je de juiste software voor het gebouwdossier? Tegenwoordig zijn er een behoorlijk aantal oplossingen op de markt, hoe kies je nu het pakket dat het best bij jouw organisatie en bij jouw gebouwdossier past? De mogelijkheden zijn uitgebreid, zowel in het aantal verschillende pakketten, als in de mogelijkheden binnen elk pakket. Daarom is het goed om van tevoren na te denken over jouw selectiecriteria, en daar een lijst van op te stellen. We zetten een aantal mogelijke selectiecriteria op een rij:

  • Wat heb je nodig? Het softwarepakket dat je aanschaft moet compleet zijn en aansluiten op jouw eisen en wensen. Zit er in het pakket bijvoorbeeld een tekeningenbeheersysteem? En een contractbeheers- en een energiemonitoringssysteem? Software voor onderhoudsplanning? En zo zijn er natuurlijk nog tientallen andere eisen te bedenken. Zorg sowieso dat je voor een pakket kiest waarin rekening is gehouden met alle wettelijke eisen die voor jouw gebouw en gebouwdossier gelden.
  • Opzet: Het is ook goed om naar de toekomst te kijken. Misschien begin je wel met een klein proefproject, maar als dat bevalt bestaat de kans dat je misschien wil uitbreiden. Meer omgevingen, meer gebruikers of meer formulieren. Kan dat wel? Hoe makkelijk is dat en hoeveel gaat je dat bovendien kosten? Dat zijn zaken om op voorhand al rekening mee te houden.
  • Toegankelijkheid: kun je in het pakket gebruiksvriendelijk inregelen wie er allemaal toegang hebben tot het gebouwdossier, of delen daarvan? En wat per persoon de bevoegdheden zijn?
  • Veiligheid: een onderdeel waarop je nooit moet bezuinigen. Al je gegevens moeten veilig zijn in het pakket, goed beschermd tegen hackers en andere cybercriminelen. Onder veiligheid valt ook back-up en recovery: stel dat er iets gebeurt met het systeem, een hack of een storing, hoe snel is het systeem daarna weer beschikbaar? Vaak kun je dat gewoon bij je leverancier op de website vinden of je kunt het even navragen. En bij twijfel, nog even verder zoeken.