Groep Heylen- Creatief investeren, nu ook digitaal

Miranda Berendsen
Marketing/Communicatie Adviseur

Groep Heylen heeft sinds een jaar Docstream en Snagstream bedrijfsbreed uitgerold. Hoe is deze digitale overgang verlopen en waarom is het succesvol? In gesprek met Dries Claes, projectmanager bij Groep Heylen.

Groep Heylen investeert in gebouwen en is gespecialiseerd in logistieke gebouwen. Voor
deze gebouwen zoeken zij huurders en deze kunnen flexibel een unit huren, dit gaat om grote oppervlaktes van ongeveer 60.000 m2. Ik word ontvangen in het gebouw Frame21.
Dit is een concept wat zij in België al groot hebben opgezet en is een heel stijlvol ingericht gebouw waarin Groep Heylen aan kleine bedrijven kantoorruimte verhuurt en zo een kans geeft om te groeien.

Bijna niets meer op papier
Dries: “Digitalisatie betekent nu voor ons dat, als je het vergelijkt met hoe wij drie jaar geleden werkte, dat wij nog heel weinig op papier bijhouden.  De serieuze omslag is de uitwisseling van gegevens automatiseren en daar is Docstream een goed voorbeeld van.

Van kennismaking tot kritische massa
Door ervaringen van anderen heeft Dries een aantal partijen uitgenodigd. Kijkend naar de producten hebben zij uiteindelijke gekozen voor Pro4all. Dries: “Na iedereen te hebben uitgenodigd ga je vergelijken en ineens kwam de puzzel samen. Docstream en Snagstream zijn aan elkaar gelinkt. Dit paste perfect binnen ons kader. Al onze nieuwe projecten starten in Docstream en zo heb je eigenlijk de laatste maanden een serieuze exponentiële groei. Op dit moment zetten wij al onze documenten op Docstream op een paar details na. Als de kritische massa mee is dan moet die laatste persoon ook mee en dat gebeurt nu.”

Implementatie en samenwerking
“Samen bouwen”, dit staat bij Pro4all voorop. Daarom vinden wij het belangrijk om daar genoeg energie in te stoppen. Dries: “Ik heb zelf heel goed gekeken naar wat jullie systeem wel en niet kan en zo in samenwerking met de consultants Docstream ingericht. Ik ben aan het roer gaan zitten omdat ik het wilde doen slagen. Het doel was om de organisatie mee te krijgen dat ook zij hun documenten in Docstream gingen zetten. In samenwerking met Pro4all hebben wij iets gebouwd wat makkelijk is en dat werkt. Nu zijn veel mensen overtuigd en begin je het resultaat te zien.

Zijn er zaken die beter kunnen?
Dries: “Ja dat is een proces wat nooit stopt. Net zoals de evolutie nooit stop zullen wij ook altijd verbeteringen zien en wij hebben daar regelmatig, ook op vraag van jullie, regelmatig sessies om te kijken waar staan jullie en waar lopen jullie tegenaan en in dit soort producten kan je niet anders. Je moet meegroeien met iedereen en positieve input krijgen.”

Toekomst
Dries: “Als je naar uitdagingen kijkt is het aan ons om nu het proces door te trekken naar de commerciële mensen. Deze beginnen nu ook langzaam mee te komen. Voor de commerciële kant wordt gekeken naar Tenderstream. Dus ook aan de voorzijde een goede start hebben. Nu hebben we eigenlijk een valse start want voor de start in docstream is er al veel gebeurd in een project. Jullie leveren een aantal tools en voor ons is de uitdaging om het waar te maken.”

BimstreamDocstreamLeanstreamSnagstream