Projectmanagement bij de gemeente Zoetermeer: implementeren kun je leren

Stan Marks
Content Manager

Al 20 jaar maken we bij Pro4all slimme software voor de bouw. Tenminste, zo begon dat ooit, want zoals er in de bouw veel behoefte is aan een heldere structuur, een haarfijne rollen- en rechtenverdeling én bovendien een duidelijk verwachtingspatroon, is dat in andere branches eigenlijk niet anders. Neem nou bijvoorbeeld het werkveld waarbinnen gemeenten opereren: er zijn veel partijen die met elkaar moeten samenwerken en het belang om zo weinig mogelijk faalkosten te hebben is groot. Vandaar dat de gemeente Zoetermeer aan de slag ging met Docstream. Hoe dat precies in z’n werk ging, vroegen we aan projectmanager Guus de Goede en portefeuillemanager vastgoed Benno Moor.

Interne én externe collega’s in hetzelfde document management systeem

“De weg naar Docstream, was geen onbekende”, vertelt De Goede. “De laatste jaren hebben we een aantal grote projecten gehad, waaronder bijvoorbeeld de verbouwing van het stadhuis. Tijdens die projecten maakte de aannemer gebruik van Docstream en dat is eigenlijk mijn eerste aanraking met het hele systeem geweest. Nu zijn wij als gemeente druk met verdere professionalisering én digitalisatie, en in dat kader dachten wij: hoe kunnen we nou binnen een gedegen systeem op een goede manier samenwerken met zowel de interne als de externe collega’s. Toen hebben we een aantal presentaties gehad van partijen en vanuit eerdere ervaringen hadden we gewoon het idee dat Docstream daarvoor de goede tool zou zijn. Er zijn in de bouwwereld al zo veel partijen die met jullie samenwerken, dat gaf een goed gevoel.”

Doordat het werken met Google niet eenvoudig was, merkte je ook dat het draagvlak om op die manier te werken nogal snel wegebde.

Waarom voldoet een ander systeem zoals Google Drive of Sharepoint niet?

“We werken met grote hoeveelheden data,” vult Moor aan. “In de projectensfeer hebben we te maken met een dynamisch archief en daarbij liepen we er steeds tegenaan dat het delen van bestanden best wel lastig is. We werkten hiervoor met andere systemen, zoals met Google Drive, maar dat werkte niet goed met bijvoorbeeld externen, die niet bij elk document hoefden te kunnen en bepaalde stukken niet goed konden vinden. Doordat het werken met Google niet eenvoudig was, merkte je ook dat het draagvlak om op die manier te werken nogal snel wegebde. Gelukkig konden we mensen binnen de gemeente ook vrij makkelijk overtuigen dat Docstream een goede meerwaarde heeft ten opzichte van bijvoorbeeld Google OneDrive en Sharepoint of iets dergelijks.”

Je merkt tijdens zo’n proces dat je best wel vastzit in je eigen mindset en het is dan fijn als er iemand is die zo actief met je meedenkt.

En toen was het implementatieproces voor de document management tool daar

Als een organisatie begint met oplossingen van Pro4all, dan worden die niet zomaar over de schutting gegooid. Er wordt een implementatieproces opgestart waarbij een consultant precies kijkt naar de specifieke werkwijze van de partij in kwestie en de wensen die daarbij horen. “Het systeem bestaat natuurlijk al langer en heeft zich bewezen binnen de bouwwereld en daardoor zijn er best wel een aantal best practises,” aldus Moor. “En nu is er binnen Docstream heel veel mogelijk, dus daarom waren wij ook wel benieuwd naar die best practises. We hebben aangegeven wat we wilden en dat is vervolgens door de consultant [Fharly Ajoeb] opgepakt, waar vervolgens een voorstel voor een structuur uitgekomen is die voor ons goed werkt. Je merkt tijdens zo’n proces dat je best wel vastzit in je eigen mindset en het is dan fijn als er iemand is die zo actief met je meedenkt. Die zegt dan bijvoorbeeld: ‘als je dat nou eens zo of zo doet, want daar hebben wij goede ervaringen mee,’ en dat blijkt dan inderdaad te werken.”

Er zijn een hele hoop online tools die naar projectmanagement leiden

“Het is inderdaad de kunst om er dan voor te zorgen dat er een bepaalde standaard wordt ingevoerd, maar dat de omgeving wel Zoetermeer-eigen blijft,” vult de Goede aan. “En dat is wel gelukt. Het is juist goed als mensen kritisch nadenken over wat wij willen. We hadden namelijk eerst best wel sterke mening over hoe wij het zouden willen. Tijdens het implementatieproces werden ons vervolgens handvatten aangereikt, of die best practises waar Benno [Moor] het over had werden ons voorgelegd, en uiteindelijk ben je dan toch blij dat het een beetje in een andere richting is omgebogen. Het staat nu goed, zonder dat wij het idee hebben gekregen dat onze ideeën verloren zijn gegaan. Het zat vaak in kleine dingetjes en die zorgen toch dat het systeem optimaal werkt.”

Projectmanagement werd tastbaar

“Wat zo fijn was, was dat alles tastbaar werd gemaakt,” gaat De Goede verder. “Dan hadden wij bijvoorbeeld het idee dat een deel van de omgeving op een bepaalde manier moest worden ingericht en dan kwam consultant Fharly vervolgens terug met twee voorbeelden. Onze manier én de manier waarop het nog net iets beter kon. Dat maakt het heel tastbaar, je ziet dan ook wat voor effect die kleine aanpassingen hebben. Daardoor wordt het ook voor ons een stuk makkelijker om uiteindelijk de beslissing te nemen over hoe we het systeem willen inrichten.”

Breng de database nu op orde, dat scheelt je later

Natuurlijk is het zo dat Docstream een boel werk uit handen neemt, maar er blijft onverminderd veel ruimte voor je eigen inbreng. Sterker nog, die inbreng is noodzakelijk, zo weet ook Moor: “Natuurlijk moet je nog wel wat doen, zo moet je bijvoorbeeld heel strak alle metadata invullen van alle documenten. En dat moet erin slijten. In Google Drive kon je bijvoorbeeld zelf beslissen of je wel of geen bijbehorende metadata invulde, in Docstream moet je dat doen voor je verder kunt. Dat is positief, omdat je heel bewust alles benoemt en daarmee borg je voor een ander dat hij precies weet wat hij opent en dat er geen stukken verloren gaan. Het kost misschien een paar seconden meer, maar het is daardoor wel een stuk gestructureerder. Gedurende het proces ben je daardoor veel minder aan het corrigeren. Het gemak van een ander systeem werd daardoor een grote valkuil.”

Je houdt zo de ultieme controle en het doet héél veel voor de samenwerking.

Docstream: daar pluk je de vruchten van

Afsluitend vertelt De Goede: “Met name de verantwoordelijkheid van alle partijen voor hun eigen documentenbeheer neemt nu al zó veel uit handen bij ons. Op het moment dat een document geupload wordt, dan krijgen we daar een melding van in onze mailbox en daar kunnen we dan gelijk een actie aan koppelen. Bijvoorbeeld bij de controle van een tekening, die ligt dan op een bepaald moment bij de constructeur, je pint daar de datum aan vast van bijvoorbeeld volgende week vrijdag en dan krijgt die persoon ook een melding in zijn omgeving. Zo weet hij precies wanneer die controle uitgevoerd moet zijn en dat kunnen wij dan ook volgen. Je houdt zo de ultieme controle en het doet héél veel voor de samenwerking.”

Wil je nou meer weten over Docstream? Klik dan hier. Of over Snagstream? Dan moet je deze klik hebben. Of wil je dat we met je meedenken over hoe jij nóg effectiever kan samenwerken? Bel, mail of stuur ons een bericht op LinkedIn en dan staan we voor je klaar.

BimstreamDocstreamLeanstreamSnagstream