Importeren van documenten

Docstream Support

Bestanden importeren in Docstream gaat altijd via het venster Meerdere documenten importeren. Hier vul je alle document eigenschappen in en geef je aan of je het bestand wilt vervangen voor een nieuwe versie. Je kan ook een status meegeven aan een document. Informeer jezelf over het gebruik van statussen in de omgeving bij de (Project)beheerder.

Houdt er rekening mee dat document eigenschappen per project en/of map zijn ingesteld en verschillend kunnen zijn.

Het Meerdere documenten importeren venster openen:

  • Selecteer Nieuw > Document importeren
  • Rechter muisklik op een map > selecteer Nieuw > Document importeren
  • Sleep een document in het venster

 

Documenten slepen

Het invullen van document eigenschappen
De kracht van Docstream zit hem in het gebruik van document eigenschappen (metadata). Hierdoor kan iedereen snel en makkelijk documenten terugvinden in Docstream. Breng jezelf op de hoogte van de richtlijnen binnen jouw organisatie voor het gebruik van document eigenschappen.

Om documenten te importeren in het Meerdere documenten importeren venster

  1. Selecteer Bestanden toevoegen
    De verkenner opent, nu kan je de bestanden selecteren om te uploaden
  2. Selecteer de bestanden en klik op Openen
    De documentnaam van het document wordt als (tijdelijke) referentie overgenomen. Rood gekleurde velden zijn verplicht om in te vullen
  3. Vul de metadata velden in
    Als je meerdere documenten tegelijk importeert, dan is het mogelijk om in één keer voor alle documenten de metadata in te vullen. Dit doe je door de gegevens in te vullen in de bovenste kolom van het venster
  4. Klik na het invullen van de metadata op Start importeren
    Er verschijnt een pop-up venster met de vraag of je een notificatie wilt versturen. Wanneer je kiest voor Ja, dan kan je een nieuw bericht verzenden met als bijlage de geïmporteerde documenten