De 6 handigste tips voor als je begint met Docstream

Stan Marks
Content Manager

Een goed begin is het halve werk, en al helemaal als je met nieuwe software aan de slag gaat. Je hebt immers al een goede stap gezet en je maakt al helemaal een vliegende start als je alvast weet waar je op moet letten. Daarom hebben we een paar handige tips op een rijtje gezet voor als je met Docstream aan de slag gaat.

1. De basis van een goed document management systeem is een slimme mappenstructuur

Of je je documenten nou in een archiefkast bewaart, op een harde schijf hebt staan of op een slimme manier met je collega’s in de cloud, je maakt pas écht een lekker begin als je van tevoren bedenkt hoe je je mappen structureert. Zet je álle submappen in één overkoepelende map of maak je een reeks mappen voor elke afdeling? Misschien werk je wel liever per project en werk je liever met mappen per fase. De mogelijkheden zijn eindeloos en gelukkig hebben wij vaker met dat bijltje gehakt. We hebben, in de 20 jaar die we actief zijn in het leveren van slimme software voor de bouw, gezien welke structuur werkt bij welke situatie en daar helpen we beginnende Docstreamers dan ook graag bij.

Eigenlijk valt in Docstream overal wel een mouw aan te passen.

2. Projectmanagement begint met rollen verdelen

Goed, je mappenstructuur staat. Maar de kans is groot dat je niet wil dat iedereen álles kan zien. Of misschien wil je wel dan bepaalde mensen – of het nou collega’s of externen zijn – bestanden alleen kunnen zien en niet bewerken. Eigenlijk valt in Docstream overal wel een mouw aan te passen. Op die manier kom je er nooit op het moment suprême achter dat een collega per ongeluk een bestand heeft verwijderd of ziet een externe ineens jouw jaarverslagen. Wel zo veilig.

3. Bespaar tijd door jouw favoriete instellingen in één keer toe te passen

Als je vaak meerdere ballen in de lucht moet houden, dan wil je niet teveel tijd kwijt zijn aan het aanpassen van honderden instellingen. Daarom kun je in Docstream volgens jouw werkwijze een sjabloon maken. Je hoeft vervolgens alleen de mensen met wie je samenwerkt in een groep te zetten en dan kun je in een handomdraai al je instellingen toepassen. Zo wordt document management niet alleen handig, maar ook nog snel.

4. Hou overzicht door vaker op dezelfde manier te werken

Jij bent goed in wat je doet, vandaar dat de kans groot is dat je vaker dan één keer volgens jouw eigen methode werkt. Misschien werk je vaak met verschillende checklists of wie weet heb je een aantal specialisten in dienst die allemaal even naar een document gekeken moeten hebben voor-ie de deur uit kan. Jij weet in ieder geval hoe je je werk goed doet. Het is dan soms lastig om het overzicht te houden over wie nou wel of niet met een bestand aan de slag is geweest. Gelukkig is dat niet zo met Docstream. Naast dat er automatisch een logboek wordt bijgehouden, kun je je eigen procedures instellen waarbij je instelt dat documenten moeten worden voorzien van een commentaar, een stempel of zelfs een QR-code. Op die manier weet je altijd precies op welk punt jouw procedure zich bevindt.

Als je een huis bouwt, wil je precies weten wanneer elke steen is gelegd en van welke kwaliteit die steen is.

5. Alle eigenschappen die voor jou belangrijk zijn op één plek

Als je een huis bouwt, wil je precies weten wanneer elke steen is gelegd en van welke kwaliteit die steen is. Met het organiseren van je online bestanden is dat eigenlijk niet anders, daarom is metadata uitgevonden. De metadata vertelt je precies welke eigenschappen het bestand heeft, maar de kans bestaat ook dat die standaard ingestelde eigenschappen helemaal niet overeenkomen met de informatie die voor jouw vak relevant is. Daarom kun je die velden in Docstream helemaal naar jouw hand zetten. Zo heeft elk bestand precies de eigenschappen die jij belangrijk vindt.

*Deze functie staat standaard uit, maar die kunnen we in samenspraak met jou voor je aanzetten.

6. Altijd op de hoogte van het laatste nieuws binnen jouw project

Als alle data die jij belangrijk vindt wordt vergaard, dan is het des te meer zaak dat je ook alle juiste data te zien krijgt. Daarvoor is de knop ‘Nieuwe Documenten’ in Docstream uitgevonden. Maar wat voor jou ‘nieuw’ is, is voor een ander al oud nieuws. Daarom kun je in je extra instellingen (daarvoor klik je op ‘extra’ en dan op ‘instellingen’) precies instellen van hoeveel dagen geleden je de documenten wil zien die voor jou zijn geupload. Een week, een maand, of zelfs een jaar, het kan allemaal.

We schrijven regelmatig blogs met handige tips die je helpen nóg beter samen te werken en die bundelen we zo nu en dan in een nieuwsbrief. Wil je niks missen? Laat dan hier onder je gegevens achter en dan komt al dat leesplezier automatisch jouw kant op.


BimstreamDocstreamLeanstreamSnagstream