Zo maak je van projectmanagement in de bouw een succes

Een project in de bouw is altijd een flinke puzzel. Je hebt te maken met veel verschillende partijen, strakke deadlines en een budget waar je binnen moet blijven. Daarbij zijn fouten en vertraging snel kostbaar. In dit artikel lees je wat projectmanagement in de bouw typeert en hoe je daar makkelijk op kan inspelen.

Drie terugkerende fases

Geen twee projecten in de bouw zijn hetzelfde. Elke opdracht is uniek. En ook de uitdagingen zijn steeds weer van een andere aard. Toch typeert projectmanagement in de bouw zich door drie fases die steeds weer terugkomen: de ontwerpfase, uitvoeringsfase en beoordelingsfase. Daarnaast zijn er altijd nog variabele fases.

Projectmanagement in de bouw

Wat projectmanagement in de bouw typeert is de hoge mate van versnippering. De organisatie die ‘het project doet’ huurt vaak veel onderaannemers in. Deze onderaannemers huren op hun beurt ook weer partijen en specialisten in. Al die verschillende partijen moeten goed met elkaar communiceren. Dat is een flinke uitdaging voor de projectmanager!

Taken van een projectmanager in de bouw

De projectmanager zorgt dat de eindstreep gehaald wordt. Maar ook de checkpoints waar de verschillende onderaannemers verantwoordelijk voor zijn.

De belangrijkste taken zijn:

• Zorgen dat het project binnen het gestelde tijdsframe afgerond is.
• Zorgen dat kosten binnen het gestelde budget blijven.
• Communicatie met (en faciliteren tussen) de verschillende partijen.
• Deadlines stellen en zorgen dat ze gehaald worden.
• Afspraken maken en zorgen dat iedereen zich eraan houdt.
• Taken en verantwoordelijkheden opstellen en controleren.
• Zorgen dat de bouw niet stil komt te liggen.

Door de vele partijen die samenwerken, is het van groot belang dat iedereen weet waar hij of zij verantwoordelijk voor is.

Tips, valkuilen en aandachtspunten

Benieuwd hoe je als kersverse projectmanager een succes maakt van je eerste project? Of ben je als doorgewinterde projectmanager op zoek naar wat frisse tips? Dit zijn ze!

1. Leg extra nadruk op verantwoordelijkheden

Het succes van een bouwproject begint bij duidelijkheid over de verantwoordelijkheden. Wie levert wat op? Wanneer? En van welke kwaliteit? 

Door de vele partijen die samenwerken is het van groot belang dat iedereen precies weet waar hij of zij verantwoordelijk voor is. Besteed daarom extra aandacht aan briefing en debriefing en neem niet zomaar aan dat iedereen weet wat er verwacht wordt. Ook al heb je al vaker samengewerkt.

2. Maak een timeline met deliverables

Het is aan te raden om voor de start van het project vast te leggen welke documenten en rapportages op welk moment worden verwacht. Zo voorkom je dat je achteraf iets kwijt of vergeten bent.

3. Gebruik een DMS dat aansluit bij jouw wensen

Met bouw software, zoals bijvoorbeeld een document management systeem (DMS), sla je documenten op één centrale plek op. Dit is één van de belangrijkste tools bij projectmanagement in de bouw. Je gebruikt het om betrokken partijen toegang te geven tot de documenten die voor hen van toepassing zijn, om bestanden met elkaar te delen en om te zorgen dat iedereen in de laatste versie werkt.

Maar er zijn veel verschillende DMS’en waar je uit kan kiezen. Workflows en functionaliteiten kunnen onderling behoorlijk verschillen. Goed dus om je te verdiepen in de juiste software voor document management in de bouw.

4. Werk altijd in de laatste versie

Heb ik de laatste versie wel voor mijn neus? Voor veel bouwprofessionals is deze vraag van levensbelang. In de werkpraktijk levert uitzoekwerk naar de juiste versie onnodig veel tijd en vertraging op. En laten we het over werken met een verkeerde versie helemaal maar niet hebben.

Het is daarom slim om een DMS te kiezen met functionaliteiten die hier rekening mee houden. Het plaatsen van een QR-code op een bouwtekening is bijvoorbeeld een handige feature. Daarmee scan je de tekening en zie je direct of je met de laatste versie werkt. Als dat niet het geval is, krijg je een melding. 

5. Kwaliteitsborging is belangrijker dan ooit

Als projectmanager wil je natuurlijk altijd de beste kwaliteit afleveren. Maar door de Wet kwaliteitsborging (Wkb) ben je er binnenkort zelfs wettelijk toe verplicht. Gelukkig zijn veel bouwers al goed bezig en kan je gebruikmaken van slimme software om kwaliteitsborging gemakkelijker te maken. 

Meten is weten.

6. Bouw met data en word steeds efficiënter

Meten is weten. We hebben zoveel tools tot onze beschikking die ons in staat stellen om prognoses te maken. Door de data van voorgaande projecten te analyseren kunnen we risico’s inschatten en steeds betere voorspellingen maken. Zo worden de uitdagingen van elk project voorspelbaarder en beter te managen. 

7. Verlies het overzicht niet

We sluiten af met een inkoppertje. Eigenlijk is dit binnen elke vorm van projectmanagement belangrijk. Maar in de bouw heb je met zoveel verschillende partijen te maken. En het niet halen van één deadline heeft direct gevolgen voor de verdere verloop van het project. Wanneer de ruwbouw vertraging oploopt, zal de afbouw bijvoorbeeld pas later starten. Daarom is het extra belangrijk om het overzicht te bewaren door bijvoorbeeld dashboards gebruiken waarin je in één oogopslag ziet of alle planningen gehaald worden en welke taken er voor jou en je collega’s klaar staan. Zo denkt er toch altijd ‘iemand’ met je mee.

 Wil je meer van deze handige tips ontvangen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.